Tehokkuutta tiimityöskentelyyn

 kategoriassa Projektinhallinta

Brainstormaus on varmasti tuttu termi kaikille ja monet ovat sitä jossain vaiheessa elämäänsä toteuttaneetkin koulussa tai työelämässä. Brainstormauksen tarkoitus on a) saada aikaan mahdollisimman paljon ideoita b) panostaa erikoisiin ja omaperäisiin ideoihin c) yhdistellä ja parannella keksittyjä ideoita d) olla kritisoimatta ideoinnin aikana.

Yleisesti oletetaan, että tiimeissä on voimaa. Jokaisella yksilöllä on erilaiset tiedot ja taidot sekä erilainen visio asioihin. Kun viisaat päät lyödään yhteen, syntyy enemmän tuloksia kuin yhden ihmisen tuottamana. Asia ei kuitenkaan ole niin mustavalkoinen.

Tutkimustuloksissa brainstormaus on saanut huonoja arvosanoja ja sen tehottomuudesta on noussut puheenaihe. Ei kumminkaan tyrmätä vanhaa kunnon aivoriihtä suoralta kädeltä. Ongelmakohdista huolimatta tiimityöskentelyssä piilevä potentiaali on edelleen säilyttänyt hehkunsa ja brainstormauksen miinuspuolet ovat varmasti selätettävissä. Sudenkuopat kiteytyvät saman aiheen ympärille: tiimit koostuvat yksilöistä ja ryhmätyöskentely voi monella tapaa rajoittaa yksilösuoritusta.

Brainstormauksen ongelmat

Ryhmäajattelu

Halu miellyttää muita ryhmäläisiä ja päästä lopputulokseen ilman ristiriitoja sulkee pois rakentavan kritiikin tuomat hyödyt.

Social loafing eli vapaamatkustaminen

Ryhmässä yksilöt ovat taipuvaisia madaltamaan omaa työskentelytehokkuutta.

Production blocking

Brainstormauksessa keskustelu on lineaarista, eli vain yksi henkilö kerrallaan pystyy esittelemään ideaansa toisten kuunnellessa. Tämä estää muita ryhmän jäseniä käyttämästä samanaikaisesti omaa panostaan ratkaisun löytämiseen, jolloin kustannustehokkuus laskee.

Eri persoonien huomiotta jättäminen

Introvertin persoonallisuuden omaavat jäsenet joutuvat usein kyytiläisiksi keskusteluun, jota ajaa eteenpäin ryhmän ekstrovertit. Tästä johtuen vain osa tiimin kapasiteetista on käytössä.

Organisoinnin puute

Valmistautumisen puute hankaloittaa palaverissa käytävän aiheen sisäistämistä ja hidastaa päämäärän saavuttamista. Jos ryhmän jäsenet eivät ymmärrä mitä aivoriihessä halutaan saavuttaa, saattaa lopputuloksena olla pino hyödyttömiä Post-it -lappuja. Ryhmässä on myös tärkeää olla henkilö, joka tekee lopulliset päätökset.

Miten lisätä tehokkuutta tiimissä työskentelyyn

Nyt korvat hörölle – ongelmat ovat selätettävissä! Yhdistelemällä ryhmän ja yksilön vahvuuksia oikeissa paikoissa, saadaan aikaan toimiva paketti. Usealla taholla on aloitettu kehittämään uusia keinoja tiimityöskentelyn tehokkuuden lisäämiseksi. Tärkein tavoite on saada yhdessä tekeminen kantamaan hedelmää. Tässä kaksi erilaista Google Venturesilla kehitettyä työkalua, jotka auttavat kehittämään tiimityöskentelyä sujuvammaksi ja tehokkaammaksi.

Note-and-Vote

Google Venturesilla kehitetyn Note-and-Vote -prosessin on tarkoitus kiertää aiemmin mainitut brainstormauksen ongelmat ja saada hyöty irti yksilöllisistä perspektiiveistä.

Näin se toimii:
1. Kirjoita ylös

Jaa kaikille kynät ja paperia. Aseta ajastin soimaan 5-10 minuutin kuluttua. Ryhmän jäsenet saavat kirjoitella ideoita ylös annetussa ajassa niin paljon kuin keksivät. Tämä tapahtuu yksin ja hiljaisuudessa. Tätä listaa ei jaeta ryhmässä, joten kenenkään ei tarvitse huolehtia hupsujen ideoiden kirjoittamisesta.

2. Editoi

Aseta ajastin tällä kertaa kahteen minuuttiin. Jokainen ryhmän jäsen käy läpi kirjoittamansa ideat ja valitsee kaksi mieluisinta. Tämäkin tapahtuu yksin ja hiljaisuudessa.

3. Jaa

Jokainen saa jakaa vuorollaan kaksi lempi-ideaansa ryhmälle ilman myyntipuheita. Kerro vain mitä kirjoitit ja jatka eteenpäin. Yksi ryhmästä kirjoittaa kaikkien ideat ylös niin, että jokainen näkee ne.

4. Äänestä

Aseta ajastin soimaan viiden minuutin päästä. Jokainen ryhmästä valitsee oman henkilökohtaisen suosikkinsa ylös kirjatuista ideoista. Valinta tapahtuu yksin ja hiljaisuudessa. Oma valinta kirjoitetaan paperille.

5. Jaa

Jokainen kertoo yksitellen ryhmälle, mitä ideaa äänesti. Tässä kohtaa saa perustella lyhyesti oman äänensä, mutta ääntä ei tule muuttaa jälkikäteen. Merkitse ylös annetut äänet ja laske ne.

6. Päätös

Ryhmällä tulee olla ryhmänjohtaja. Johtaja tekee päätöksen äänestyksen tulosta puoltaen tai äänienemmistöä vastaan. Tällä tavalla päätöksen tekemistä tukee kaikkien ryhmän jäsenten panos.

Miksi Note-and-Vote toimii?

”Palaverit harvoin tarjoavat yksilöille aikaa keskittyä ja pohtia. Brainstormaus-sessio, jossa kaikki heittelevät ideoita ja jatkavat keskustelua toisten ajatuksien pohjalta voi olla todella hauskaa. Kokemukseni mukaan vahvimmat ideat tulevat kuitenkin yksilöiltä.

Tavallisesti palaverit ovat lineaarisia. Toisin sanoen, ihmiset puhuvat yksi kerrallaan ja joku on aina äänessä. Tämä johtaa siihen, että ryhmässä muodostuu yksi ajatusketju, joka kestää palaverin alusta loppuun. Rinnakkainen työskentely tuottaa monimuotoisemmin ideoita ja enemmän ideoita pystytään käsittelemään lyhyemmässä ajassa.

Oman äänen kirjoittaminen lapulle varmistaa, että et ole taipuvainen muuttamaan ääntäsi, kun joku, jota arvostat äänestää toisin kuin sinä. Tämä on social hack – luontoomme kuuluu toisten miellyttäminen ja yhteisymmärryksen löytäminen ryhmässä työskennellessä. Ristiriidat voivat kuitenkin olla itse asiassa hyödyksi.”

– Jake Knapp, Note-and-Voten kehittäjä

Design Sprint

Design Sprintissa kootaan pieni tiimi, joka keskittyy viikon ajan yhden ongelman ratkaisuun edeten ongelman määrittämisestä ratkaisun testaukseen. Työskentelyssä on viisi vaihetta.

Näin se toimii:
1. Maanantai

Ongelma kartoitetaan tarkasti yhdessä.

2. Tiistai

Jokainen ryhmän jäsen luonnostelee ratkaisua ongelmaan yksin oman näkemyksensä mukaan.

3. Keskiviikko

Ryhmä kokoontuu yhteen ja päätös jatkoon menevästä ideasta tehdään.

4. Torstai

Rakennetaan realistinen prototyyppi valitun idean pohjalta.

5. Perjantai

Prototyyppi testataan testiryhmällä.

Miksi Design Sprint toimii?

Design Sprintissä vältytään ryhmässä ideoiduilta pinnallisilta ratkaisuilta ja saadaan sen sijaan yksityiskohtaisempia ideoita yksilöiltä. Laatu korvaa määrän.

Jokainen idea tarjotaan ryhmälle ilman myyntipuheita ja anonyymisti. Tämän ansiosta kaikki ideat tuodaan esille tasavertaisesti.

Projektissa on yksi päättäjä, joka valitsee mikä idea valitaan. Näin ryhmäajattelu ei aja tiimiä käyttökelvottomaan kompromissiin.

Valitusta ideasta tehdään prototyyppi, joka testataan. Tarkoituksena on ajaa ongelmanratkaisuprosessi konkreettiseen päätökseen ja kerätä palautetta testatusta prototyypistä. Tämän jälkeen tiimillä on selkeä kuva, mitä jatkotoimenpiteitä aletaan tekemään.

Mukauta ja kokeile

Design Sprint soveltuu hyvin isompiin projekteihin, kun taas Note-and-Votea voi käyttää pienemmissä tehtävissä. Helppo tapa kokeilla Note-and-Votea on esimerkiksi some- tai blogi-ideoiden kehittäminen.

Lähtökohtana oman ideaalisen brainstormaus-metodin löytämiseen on miettiä, mikä juuri teidän työyhteisölle sopii parhaiten. Yhtä universaalia oikeaa tapaa ei ole. Sopivan tavan löydyttyä yhdessä ideointi on tehokasta ja hauskaa!